En los últimos años hemos escuchado el término “materialidad” en el ámbito fiscal, que, por ésta, podría entenderse aquellas circunstancias a través de las cuales es posible advertir que un acto jurídico, efectivamente se llevó a cabo; dicho término per se no está definido en algún ordenamiento fiscal.
Cabe señalar que este concepto resurgió con base en la reforma fiscal del año 2014, en la que se adicionó el procedimiento de presunción de inexistencia de operaciones, contemplado en el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (“CFF”).
Es importante señalar que la emisión, así como el indebido uso de comprobantes fiscales, ha sido un tema de suma preocupación para las autoridades fiscales en México, ya que, al momento en que algunos contribuyentes incurren en esta mala práctica, afectan intereses no sólo del erario público, sino de la sociedad en general al verse reducida la recaudación de ingresos y las consecuencias que esto conlleva para el gasto público.
Y es que efectivamente, se creía que la contabilidad, un comprobante fiscal digital por internet (“CFDI”), y probablemente un contrato, eran suficientes elementos probatorios en caso de que el Servicio de Administración Tributaria (“SAT”) ejerciera facultades de comprobación a través de la modalidad de visita domiciliaria, revisión de gabinete, revisión electrónica o compulsa, o en caso de que algún proveedor de bienes o servicios fuese clasificado como una Empresa que Factura Operaciones Simuladas (“EFOS”), que si bien, el servicio fue efectivamente prestado o mercancía o bienes enajenados y entregados, estos denominados EFOS pudieron no haber sido asesorados de forma correcta y por ello llegaron a esa clasificación; por lo que ahora, la carga de la prueba se la dejan a quien adquiere el bien o contrata el servicio, pues sus deducciones para efectos del impuesto sobre la renta o sus acreditamientos para efectos del impuesto al valor agregado, están “en juego”.
Es por ello que la intención de este artículo, además del correcto cumplimiento de obligaciones fiscales, es recomendar un expediente de información que demuestre la existencia de la prestación de servicios o adquisición de bienes, es decir, hoy el CFDI es algo que obra en poder de la autoridad fiscal y que no es suficiente para demostrar que un acto jurídico efectivamente se llevó a cabo, por lo que además de los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, se requiere la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
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En consecuencia, la materialidad debe formar parte del control interno, y se debe contar con los elementos que se puedan considerar para demostrar la efectiva realización o existencia de la actividad, negocio o acto jurídico, como sigue:
- Giro comercial o razón de negocio de la empresa.
- Acta constitutiva, en caso de personas morales.
- Comprobantes fiscales.
- Contabilidad (pólizas, cheques, fichas de depósito y estados de cuenta).
- Estados de cuenta bancarios con los movimientos de dinero, esto es, entradas y salidas en las cuentas bancarias, fechas y cantidades de éstas.
- Bitácoras.
- Mensajes de: correos electrónicos, publicidad en medios, pedidos y recepción de la mercancía.
- Diagramas de flujo que indiquen la forma en que el contribuyente desarrolla la actividad.
- Contratos de prestación de servicios en general, laborales, de arrendamiento, profesionales, etc.
- Listas de asistencia.
- Pago de nómina.
- Presentación de declaraciones fiscales, entero de impuestos y retenciones.
- Archivos fotográficos y planos.
- Solicitud de verificación de domicilio a la autoridad fiscal.
- Demás documentación que, dependiendo de la actividad, en su conjunto, resulte idónea para acreditar que se prestó o recibió el servicio, entre otros.
- Inspecciones oculares.
- Entre otros.
Lo anterior, son elementos sólo ejemplificativos; sin embargo, el llevar un control interno y control riesgos en la empresa, son altamente recomendables; sin dejar de mencionar, el requisito de “fecha cierta” que deben cumplir los documentos privados conforme al criterio de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (“SCJN”), tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación.
Mtra. Ariana Martínez Molina, integrante de la comisión de desarrollo fiscal 2 del Colegio de Contadores Públicos de México
